Kodex ochrany osobních údajů

Vnitřní předpis dle GDPR. 

Verze 3.

1. Vydaný

Ing. Lenka Mazalová
Zapsaná v živnostenském rejstříku
Běloruská 20
625 00 Brno
IČ: 02765632
(dále jen "HUMAN-SUCCESS)

2. Obecná ustanovení

  1. HUMAN SUCCESS z podstaty své činnosti vystupuje v roli Správce nebo v roli Zpracovatele důvěrných informací (zejména osobních údajů).

  2. Oprávněný pracovník HUMAN SUCCESS, který osobní údaje zpracovává z pozice role Správce je: Lenka Mazalová.

  3. Oprávnění pracovníci HUMAN SUCCESS, kteří osobní údaje zpracovávají z pozice role Zpracovatele jsou: Lenka Mazalová, Kristýna Kozlovská, plus případně osoby v pracovně-právním vztahu s HUMAN SUCCESS (tj. pracovní poměr, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti).

  4. Osobní údaje lze zpracovávat pouze na základě "Souhlasu se zpracováním osobních údajů" dle platných předpisů (dále jen "Souhlas").

  5. Veškeré soubory musí být po vypršení lhůty, na kterou byl Souhlas udělen, neprodleně a nevratně vymazány.

  6. Pokud HUMAN SUCCESS vystupuje v roli Zpracovatele osobních údajů, pak se zavazuje uzavřít s Poskytovatelem osobních údajů řádnou smlouvu "O ochraně důvěrných informací" a nechat se zplnomocnit ke konkrétním úkonům, které souvisejí se zpracováním důvěrných informací.

3. Bezpečnostní opatření - obecná

  1. Pracovní mobilní telefony musí být uzamčené a chráněné heslem.

  2. Je zakázané připojovat se do veřejných internetových sítí z počítače, ve kterém jsou uchovávány důvěrné informace (osobní údaje). 

  3. Pracovníci HUMAN SUCCESS mají povinnost pracovní počítače chránit bezpečným heslem.

  4. Pracovní počítače a mobilní telefony je zakázané nechávat nechráněné. Tím se zejména myslí neuzamčené prostředí (v případě, že se od těchto zařízení pracovník vzdálí), ponechání v automobilu nebo ponechané v přítomnosti jiných osob v nezaheslovaném stavu bez přítomnosti oprávněného pracovníka HUMAN SUCCESS.

4. Bezpečnostní opatření - elektronický způsob zpracovávání osobních údajů

  1. Osobní údaje zpracovávané z podstaty role Zpracovatele jsou zpracovávány pouze elektronicky.

  2. Osobní údaje zpracovávané z podstaty role Správce jsou zpracovávány zejména elektronicky.

  3. Soubory obsahující osobní údaje vztahující se k roli Zpracovatele jsou uloženy v cloudu na disku "google drive" pod účtem human.success.brno@gmail.com ("dále jen účet nebo účty"). Na tento účet mají přístup pouze oprávnění pracovníci (viz bod 2.3).

  4. Každý klient neboli Poskytovatel osobních údajů má na účtu v bodě 4.2 svoji složku pod svým obchodním názvem. V této složce je vytvořena podsložka "01_Název klienta_Nábory" a v ní podsložka "01_Název klienta_Akutální CV". Do této složky může mít přístup vždy 1 oprávněný pracovník na straně Poskytovatele.

  5. Seznam oprávněných osob dle bodu 4.3 je součástí tohoto dokumentu, příloha 1.

  6. · Soubory obsahující osobní údaje vztahující se k roli Správce jsou uloženy v cloudu na disku "google drive" pod účtem zilova.l@gmail.com ("dále jen účet nebo účty"). Na tento účet mají přístup pouze oprávnění pracovníci (viz bod 2.2).

  7. Přístup na účet je chráněn kvalitním bezpečným heslem a jsou na něm ukládané důvěrné informace vyplývající z role Zpracovatele.

  8. Po ukončení práce na účtu je nutné se vždy odhlásit.

  9. Na tento účet je zakázané se připojovat z veřejných nebo nechráněných sítí.

5. Bezpečnostní opatření - papírový způsob zpracování osobních údajů

  1. Osobní údaje zpracovávané z podstaty role Správce jsou ve výjimečných případech (archivace pracovních smluv a dohod a související administrativa spojená s mzdových účetnictvím) zpracovávány v papírové podobě.

  2. Osobní údaje zpracovávané v tištěné podobě musí být chráněny. Uloženy v uzamčeném prostředí, do kterého bez přítomnosti oprávněného pracovníka HUMAN SUCCESS nemá nikdo jiný přístup.

  3. Tištěné dokumenty musí být skartovány. 

6. Organizace náborového procesu jako služba klientům:

  1. Pro účely poskytování služby "Poradenství při výběru zaměstnance" jsou zpracovávány pouze osobní údaje těch subjektů, které jsou zařazeny do výběrového řízení.

  2. Zejména se jedná o tyto údaje: jméno a příjmení, datum a místo zařazení, rodné číslo, e-mail, telefon, adresa bydliště, dosažené vzdělání, absolvované vzdělávací instituce, praxe, pracovní zkušenosti, dovednosti, znalosti, jazykové znalosti, osobnostní profil, údaje o subjektu dostupné ve veřejných rejstřících, audiovizuální záznam v rámci 1. kola výběrového řízení formou video-konference.

  3. Audiovizuální záznam v rámci 1. kola výběrového řízení formou video-konference slouží pro posouzení vhodnosti subjektu údajů na pracovní místo (dle výběrového řízení). Bude vymazán včetně dalších osobních údajů po vyhodnocení předmětného výběrového řízení (uchazeč bude vybrán/nevybrán).

  4. Subjekt, který bude zařazen do výběrového řízení, obdrží e-mail, který odkaz na webové stránky www.husman-success.cz, kde potvrdí elektronicky svůj Souhlas se zpracováním osobních údajů v souladu s GDPR. Svým souhlasem nadále prohlašuje, že jsem se seznámil s Kodexem ochrany osobních údajů uložených na: www.human-success.cz/kodex-ochrany-osobnich-udaju.

  5. HUMAN SUCCESS je povinen archivovat a doložit stvrzení těchto "Souhlasů".

  6. Osobní údaje zaslané subjekty, které nebyly zařazeny do výběrového řízení, nebudou zpracovávány a pokud byly přesto zaslány, budou okamžitě nevratně vymazány. 

7. Vymazání důvěrných informací

  1. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících z uzavřeného vztahu, avšak nejdéle po dobu 3 let. Poté budou smazány a zapomenuty. Pokud se HUMAN SUCCESS se subjektem nedohodne jinak na základě nově podepsaného Souhlasu se zpracováním osobních údajů.

  2. Subjekty podléhající zpracování osobních údajů jsou evidovány na v administračním systému webnode ke stránkám www.human-success.cz, na kterém HUMAN SUCCESS stránky provozuje v rámci Formulářů. Záznamy obsahují údaje, kdy bylo zahájeno zpracování osobních údajů a vyjádření Souhlasu subjektů.

  3. Osobní údaje subjektů po skončení lhůty, po kterou byly zpracovávány, musí být nenávratně zcela vymazány a zapomenuty.

Datum vydání:  1. 5. 2018

Změna: 15. 4. 2019
Změna: 13. 5. 2019