Práce na dálku

19.03.2020

JAK ZAJISTIT, ABY PRACOVALI TI, SE KTERÝMI NESDÍLÍME PRACOVIŠTĚ?

97 % lidí se cítí stejně zodpovědní za svou práci, ať pracují z kanceláře nebo z domova. Jinými slovy ti, co chtějí pracovat, pracují odkudkoliv, ti co ne, se vezou i v kanceláři.  

Vypracujte si funkční systém řízení výkonu jednotlivce i pravidla, na kterých bude stát spolupráce v týmu. 

Cílem je zajistit

  • vzájemnou podporu,
  • informovanost mezi týmem,
  • sdílení know - how.

V kanceláři na nás působí jedno prostředí a vnímáme priority podobně. To je při práci z domova složitější. Musíme tedy všechny naladit na stejné priority, ačkoliv mohou fyzicky sedět kdekoliv.

ŘÍZENÍ LIDÍ NA DÁLKU STOJÍ NA STEJNÝCH PRINCIPECH JAKO ŘÍZENÍ LIDÍ V KANCELÁŘI

1. Jednoznačně nastavené CÍLE. 

  • Popsané cíle má poměrně málo firem a týmů. A ještě méně zaměstnanců považuje cíle nastavené zaměstnavatelem také za cíle svoje.
  • Mít správně nastavené cíle a zjistit, aby se s nimi zaměstnanec i ztotožnil je pro práci z domova naprosto nezbytný předpoklad.
  • Cíle se musí přibližovat tomu, co lidé sami chtějí. Optimálně, pokud si je nadefinují sami, minimálně by se však na jejich tvorbě měli podílet. 

2. Přesně dané ÚKOLY.

  • Spolu s termíny splnění a zodpovědností za splnění a možností vedoucího rychle si ověřit status splnění úkolu, aniž by musel dotyčnému volat.
  • Lze využít nástrojů jako Trello (organizér úkolů a elektronická nástěnka) a plnění úkolů sledovat v něm. 

3. Pravidelná ZPĚTNÁ VAZBA a sdílení výsledků.

  • Cílem zpětné vazby je podpora a rozvoj, nikoliv kontrola a kritika. Je těžké hodnotit něco na dálku, ale lze to.
  • Nechejte podřízeného, aby sám vyhodnotil své výsledky (co mu šlo a co ne), čerpejte výstupy se sdílených dokumentů a z nástěnky pro plnění úkolů, ptejte se zákazníků (případně ostatních kolegů.

JAK MÍT PŘEHLED, KDO CO DĚLÁ, ODKUDKOLIV

53 % lidí přiznává, že je pro ně těžké uvěřit tomu, že jeho kolega pracuje, když nesedí v kanceláři. 

Tipy, jak si nastavit systém sdílení informací na dálku

1. Zřídit si otevřený online kalendář.

  • Zde všichni sdílejí, kde se právě nachází a zda jsou k zastižení.

2. Zajistit možnost rychlé a okamžité výměny informací mezi týmem.

  • Využít lze různé komunikátory, např. WhatsApp. 
  • On-line sdílení úkolů, statusu jejich splnění a souvisejících informací v průběhu práce.  Např. využití nástěnek Trello, Office 365, apod.

3. Denní up-date. 

  • Denně každý člen týmu do 3 minut reportuje nadřízenému 3 nejzásadnější věci, na kterých pracuje. 
  • Co dělal včera, co má v plánu dnes a co zítra. o Vytváří to také prostor sdílet úspěch nebo průšvih. 

4. Týdenní plánování a brainstorming. 

  • Forma video konference. 
  • Je to schůzka, na které se může debatovat a řešit společně projekty a budoucí plány. Musí tam být všichni z týmu. Svolává ji šéf. Ostatní připravují předem témata.
5. Projektové schůzky. 
  • Na každém individuálně podle vlastníka projektů. 
  • Lze využít video call. 

Nejde jen o to, zavést novou aplikaci nebo software, ale naučit tým to správně používat a sdílet správně informace ve správnou dobu. Zároveň je důležitý váš postoj. Váš tým bude kopírovat vaše chování a pozná, čemu dáváte prioritu a to bude dělat. 

Tým vzdálených pracovníků se vám postupně rozdělí do 3 skupin

  1. Ti, co zvládají svoji práci, plní úkoly a řeší vše proaktivně a poradí si sami.
  2. Ti, co úkoly občas neplní, ale proaktivně žádají o pomoc.
  3. Ti, co úkoly neplní a neřeší to. Tito pracovníci potřebují intenzivní komunikaci. Můžou tam být odborníci, ale nemají tolik drivu a čekají, až se jich někdo zeptá. Věnujte jim více času při opakování termínů a cílů a vyvíjejte lehce tlak. Klaďte otázky s cílem zjistiti, zda je nebo není někde potencionální problém.

NAUČTE SE LIDEM VÍCE VĚŘIT

Nečekejte, že to sami celé ukontrolujete. Zodpovědnost musí nést lidi pod vámi a musí být s tou zodpovědností jasně srozumění. Vy jste zodpovědní za to, abyste si ověřili, že je všechno všem jasné. Připravte se na mírný diskomfort, ale nenechte se jím vykolejit, časem si všechno tak zautomatizuje, že už vám to ani nepřijde. 

Pokud byste potřebovali individuální konzultaci, jak si takový systém nastavit na míru vašich potřeb anebo ukázat, jak pracovat s technologiemi, které jsou pro správné řízení lidí na dálku nezbytné, ozvěte se. 

Lenka Mazalová, T: 608 522 394, mazalova@human-success.cz.